Gert Grandiek, manager van MAAK.Zaanstad over het boxplan:

“Ga nou eens na hoe lang het duurt voordat een stuk van A tot Z komt.”

Al ruim tien jaar verheldert de gemeente Zaanstad denk- en schrijfwerk met het boxplan. Gert Grandiek, manager van MAAK.Zaanstad, een initiatief om handen en voeten te geven aan het toekomstperspectief van Zaanstad dat de gemeenteraad heeft vastgesteld, is pleitbezorger van deze aanpak in het Zaanse. Het boxplan verbetert het hele proces waarin een te schrijven stuk ‘van A tot Z komt’. Grandiek legt aan Gijs Zwartsenberg uit welke voordelen hij hierdoor ervaart.

 

Gert Grandiek stuitte ooit op het boxplan door een tekst die geschreven was door Kees-Jan Donkers, een van de partners van Your Point, destijds een onbekende voor Grandiek. Het was een verslag over de transformatie van de Slachthuisbuurt, een buurt waarvoor Grandiek en zijn team een toekomstvisie aan het ontwikkelen waren, samen met onder meer een projectontwikkelaar. ”Ik was enthousiast over de manier waarop de tekst was opgesteld: heel direct en lekker leesbaar”, herinnert Grandiek zich. “Toen ik Kees-Jan daarover later sprak, bleek er dus het boxplan aan ten grondslag te liggen. Zo is het balletje gaan rollen.”

 

Ga eerst opgeruimd nadenken, dan pas schrijven, en in heel gewone taal

GZ: Het boxplan is een manier om over een stuk na te denken voordat je het opschrijft, én het is een manier van schrijven. Hoe zou je het voordeel willen uitleggen aan mensen die er nog nooit mee hebben gewerkt?

Grandiek: “Het helpt je op een heel goede manier om eerst na te denken over wat je wilt beweren. Dat is wat ik er het sterke aan vindt. Daarom zeg ik tegen mensen die een stuk moeten schrijven, welk stuk dan ook: ga eerst eens ‘opgeruimd denken’ – werken dus met het boxplan. Je denkt dan allereerst na over het gedeelde beeld, dat helpt je al enorm. Vervolgens over wat je wilt veranderen. Zo breng je om te beginnen helderheid in je eigen hoofd teweeg. Daarna kun je, met jullie systematiek, dus met beweringen werkend, aan alle partijen duidelijk maken wat je bedoelt.

En iets anders wat het boxplan ook propageert: val met de deur in huis. Als je goed hebt nagedacht over wat je kernboodschap is, KUN je dat ook. Heel vaak zijn rapporten nog opgebouwd op een manier waardoor je pas aan het einde de boodschap vindt. Als je mazzel hebt krijg je eerst een samenvatting, maar anders moet je door al die gedachten heen voordat de boodschap komt. Een heel sterk punt van het boxplan vind ik dat je dat andersom doet.

Verder hou ik erg van ‘normaal taalgebruik’, ook bij lezen en schrijven. Daar zet het boxplan je toe aan. Als je jezelf dwingt beweringen te maken met werkwoorden kun je niet in grijs, algemeen en versleten verzanden. Daarbij helpt het boxplan enorm.”

 

Achter de klare taal van het boxplan gaat meer schuil

Als trainer komen wij in de praktijk wel eens aarzeling tegen, in de zin van ‘hoe helder mag ik het maken richting de politiek’.

“In het begin vonden mensen wat we opschreven soms veel te direct. Dan was de reactie ‘moet dat nou zou, kan het niet wat omfloerster?’. Dat vind ik juist niet, daarom blijf ik het boxplan ook propageren. Maak gewoon lekker scherp waar het om gaat. Want is de ander het niet met je eens dan is dat helemaal niet erg, je weet tenminste allemaal waar het over gaat.

Het gaat er niet om dat je wat je te zeggen hebt in beton giet. Het gaat erom dat je duidelijk maakt wat er aan de hand is. Daarbij kun je het beste klare wijn schenken. Is een onderwerp heel complex, dan kun je scenario’s schetsen. Daar zie ik weinig nadeel in en zoiets kan je ook weer prima boxplanproof opschrijven.

Het boxplan gaat dus niet alleen om het product in de zin van hoe je het opschrijft. Er zit eigenlijk veel meer achter. Namelijk dat je in het communiceren over wat je wilt bereiken – of je nou een presentatie maakt, een stuk schrijft of het mondeling doet – je daar eerst op een hele goeie manier over gaat nadenken. Je weet voor jezelf duidelijker waar je naar toe wilt. Je gaat het beter verwoorden, beter beargumenteren, beter zien wat anderen op jouw voorstel tegen zouden kunnen hebben. Die helderheid maakt het ook voor de ander veel plezieriger om dingen af te spreken. Het werken met het boxplan is dus echt ook een werkwijze.”

 

Boxplannen in een weerbarstige praktijk

Kun je voorbeelden geven van waar je het in de praktijk inzet?

“Jazeker, recent nog met presentaties die ik heb gegeven voor MAAK.Zaanstad. Er waren nogal wat verschillende beelden en dat geeft altijd onrust. Dat hoeft niet erg te zijn, maar het kan het proces lastig maken. Als kwartiermaker maak ik gebruik van een externe denktank, waar we ook met het boxplan werken. Dat betekent heel goed nadenken over wat er aan de hand is, wat er gebeurt rond dit toekomstperspectief. Zo bepaal ik hoe ik mijn presentaties richting team, college, raad, en andere mensen die hierover iets moeten weten, kan benutten. Het helpt mijn denken enorm om die presentaties ‘boxplanproof’ te maken. Ik weet precies wat ik moet zeggen, en waarom. En ik krijg er reacties op die ik kan gebruiken: ‘ik was het niet overal met je eens maar het was wel duidelijk’. Dan denk ik: hier was niks vaag.”

Hoe breed is het boxplan binnen Zaanstad ingevoerd?

“Er is hier een aantal dragers die zijn aangestoken door het boxplanvirus – in positieve zin dus, die ervoor zorgen dat het vuurtje blijft branden. Het is niet over de hele breedte van de organisatie ingevoerd, maar bij een aantal teams is het wel de werkwijze geworden. Maar er is nog missiewerk te verrichten.”

Wat zou je gemeenten die nieuwsgierig zijn naar het boxplan aanraden?

“Ik zou ze aanraden om voor zichzelf, binnen de eigen organisatie, eens de analyse te maken hoe lang het nou eigenlijk duurt voordat een stuk waar je aan schrijft, van A tot Z komt. Dat is interessant om gewoon eens uit te zoeken: hoeveel versies zijn er voorbij gekomen, hoe is de besluitvorming daarover geweest, en hoeveel pagina’s heeft dat allemaal opgeleverd. En zou je daar ook anders mee om kunnen gaan? Voor mij was dit echt een eyeopener. Dat je ziet ‘het zijn weer 20 pagina’s geworden, maar het had ook met vier gekund’. Ook vanuit efficiëntie is het boxplan gewoon een probaat middel.”