Wie het boek ‘The Pyramid Principle’ van Barbara Minto heeft gelezen, herkent veel ervan terug in het boxplan. Your Point krijgt met enige regelmaat de vraag hoe die twee zich tot elkaar verhouden. Hieronder beantwoorden we deze vraag. Kort gezegd komt het erop neer dat we de visie van het piramideprincipe indrukwekkend vonden, maar het toch nodig vonden het verhaal op een andere manier te vertellen. We wilden niet ‘de volgende piramide-training’ gaan geven. We wilden het principe minder vanuit de logica benaderen, meer vanuit de ‘natuurlijke taal’.
Barbara Minto ontwikkelde het piramideprincipe tijdens haar werk als writing skills consultant voor McKinsey & Company. De aanzet hiervoor was de ervaring, zoals het boek beschrijft, ‘dat schrijfproblemen in Düsseldorf en Parijs hetzelfde waren als die in New York en Cleveland’.
Het probleem is niet zozeer de taal, maar het helder krijgen van het denkwerk. Ze ontdekte, zo schrijft ze in haar boek, ‘de denkstructuur die onder ieder helder schrijfwerk dient te liggen’.
De briljante inzichten van het piramideprincipe…
In haar logische benadering van documenten geeft Minto een aantal aanbevelingen die je vanwege hun eenvoud en kracht eigenlijk wel geniaal mag noemen.
- De eerste is haar hypothese van ‘één gedachte’. Deze komt erop neer dat er altijd één gedachte moet zijn die als het ware het hele document omvat. Om zeker te weten wat die gedachte is, moet je deze onder woorden kunnen brengen in één enkele, begrijpelijke zin.
- De tweede is om gedachten voorafgaand aan het schrijven te ordenen, en voor dat ordenen geen gebruik te maken van losse trefwoorden, maar van wat zij – enigszins onvertaalbaar – ‘ideas’ noemt.
- De derde is haar advies om, als je eenmaal weet wat je met je verhaal wilt zeggen, op een specifieke manier een brug te slaan naar de lezer. Minto herdefinieert hiermee wat men ‘inleiding’ noemt, tot een soort techniek die het eigen verhaal op de meest bondige wijze relateert aan de denkwereld en verwachtingen van de lezer.
Haar boek oogstte succes, en het piramideprincipe vond zijn weg naar de top van het internationale bedrijfsleven. Alle grote consultancyfirma’s werken ermee. Het succes was terecht, maar de context waarin Minto haar aanpak presenteerde, beperkte haar bereik. Mogelijk maakt ook haar verpakking van de boodschap in termen van logica deze minder toegankelijk. De receptuur van deze filosofische discipline maakt haar voor velen moeilijk toepasbaar. Zelfs binnen de bedrijfstak van de consultancy was dat vaak al een bezwaar, weten we uit ervaring.
…bleken voor de meesten toch lastig toepasbaar
Het was namelijk bij een van deze consultancyfirma’s dat een van de oprichters van Your Point kennis maakte met het piramideprincipe, in de tijd dat hij werkte als ghostwriter voor dit bedrijf. Toen hij op uitnodiging van zijn opdrachtgever interne workshops ging geven over de piramide van Barbara Minto, deed hij twee ontdekkingen. De eerste was dat het principe enthousiast werd ontvangen. De tweede was dat vrijwel iedereen strandde bij pogingen het toe te passen op eigen schrijfwerk. De oplossing was steeds om onder begeleiding de trainee te laten ontdekken hoe het kan werken binnen de eigen context. Pas door deze ‘coaching op eigen werk’ kwam het piramideprincipe voor trainees tot leven.
Was hierop een bedrijf te bouwen? Een eerste kritische toets kwam van twee collega-tekstschrijvers die eveneens in de top van de markt actief waren. Een cruciale vraag was: hoe breed is dat piramide-principe eigenlijk inzetbaar? De piramide werd op tal van teksten uitgeprobeerd en de inzetbaarheid bleek vrijwel universeel: alle soorten informatieve tekst werden er beter en korter van. Het gedeelde enthousiasme na deze ontdekking was de start van een nieuw bedrijf: Your Point.
De tweede toets was een reeks proeftrainingen, waarin we het conceptprogramma loslieten op de meest kritische klanten en andere relaties uit ons netwerk. Dat leverde veel praktische feedback: we zaten op de goede weg!
Van formele consultancy-tool naar
praktische denk/schrijfaanpak voor iedereen
Na uitgebreid experimenteren raakten we ervan overtuigd dat we een vernieuwde versie van het piramideprincipe op een eigen manier en onder een eigen label op de markt moesten brengen. Dat had niet zozeer te maken met het legertje advocaten dat wereldwijd klaarstond om de naamgeving uit The Pyramid Principle te beschermen. Het had er vooral mee te maken dat het piramideprincipe sterk het karakter droeg van zijn ontstaansgrond: de consultancy-bedrijfstak. Wij zagen als tekstschrijvers dat de toepasbaarheid veel breder was. Veel bruikbare tekstschrijvers-ervaring ontbrak bovendien in het piramideprincipe. Een deel van de omschrijvingen zetten de piramidegebruiker op het verkeerde been. De instructie van hoe het denkmodel om te zetten naar een lopende tekst vonden velen te moeilijk. Zonder ook maar iets te willen afdoen aan de inzichten van Minto: het mocht allemaal net wat praktischer en consistenter.
Eigen definities en terminologie geven handen en voeten aan vernieuwd principe
We wilden de vrije hand hebben om het volgens onze eigen inzichten uit te leggen en op te bouwen. Dat betekende dat we een heel eigen terminologie moesten opbouwen, die bovendien niet de nadelen had die wij zagen in de oorspronkelijke versie. We hebben in brainstormsessies hierover het principe op tafel gelegd, uit elkaar gehaald en weer opnieuw in elkaar gezet. De hoofdlijn is hetzelfde, maar op bijna alle details hebben we veranderingen aangebracht. We voegden onze tekstschrijverservaring toe en werkten het geheel uit tot één consistent verhaal, dat liep van de start van het denkproces tot een complete, aantrekkelijk uitgewerkt tekst: het boxplan was geboren. Het werd het centrale onderdeel van de training Opgeruimd denken en schrijven.
Een van de belangrijkste ontdekkingen die het boxplan toevoegt is de grote denkkracht die schuilt in alledaagse spreektaal. In de talloze sessies die we in de jaren nadien hebben gedaan, bleek de sleutel te liggen in wat mensen zeggen, niet in wat ze opschrijven. Trainees hebben bijvoorbeeld de grootste moeite om in één zin de essentie van hun document op te schrijven. Maar in het gesprek daarover hebben ze er geen enkele moeite mee, als iemand ze maar de juiste vragen stelt. Vragen stellen werd onze nieuwe specialiteit.
Een belangrijke ontdekking: de boxplansessie
Hoeveel ervaring we als tekstschrijvers ook hadden, het duurde even voordat we de boxplansessie als denk-instrument voor groepen goed in de knip hadden. De grootste denkpuzzels ontstaan als een groep mensen gemeenschappelijk een document moet opstellen. We beschrijven dit proces op deze pagina. Het is ontstaan op basis van de talloze denksessies die we hebben begeleid, telkens op basis van écht werk, uit de dagelijkse praktijk van échte mensen. De ontdekking was dat als je de techniek van ‘het boxplannen’ voor één persoon eenmaal goed in de vingers hebt, er gemakkelijk ook meerdere personen aan het proces kunnen deelnemen. Het resulteerde in een ongekende ‘denkversneller’, die een praktisch handvat biedt om zelfs heel complexe dossiers vlot en goed op de rails te krijgen.
Met als bonus de gemakkelijke vertaling naar een écht geschreven document. We hebben er al talloze personen en organisaties mee mogen verbazen.
Waarmee het boxplan zich heeft ontwikkeld tot een denkversneller, schrijfhulp en leesbaarheidsverbeteraar in één. Dat het aanslaat, blijkt wel uit de talrijke reacties van boxplangebruikers die u ziet op onze site. Alle soorten professionele schrijvers vindt u daar, van adviseurs en beleidsmakers tot leidinggevenden en managers tot op de hoogste niveaus. Ze houden zich bezig met alle soorten zakelijke communicatie, van aanbestedingen tot zelfevaluaties. We hebben er niet één zelf verzonnen. Bent u al aangehaakt?