Het bepalen van de samenhang, het ordenen van argumenten, het structureren van gedachten is het lastigste aspect van het schrijven. Het is verleidelijk om dat uit te stellen en eerst maar wat tekst op papier te zetten. Helaas maakt dat het probleem alleen maar groter. Het is erg lastig om overbodige stukken tekst weg te doen die je eerst met veel zorg geschreven hebt, en om de kronkels te ontwarren die in de aanloopfase ontstaan zijn. Onze nadrukkelijke aanbeveling: bepaal eerst de volledige structuur van de inhoud, bijvoorbeeld met het boxplan, en ga dan pas schrijven.

Bij langere documenten is het vanzelfsprekend dat u niet van voor naar achter schrijft: u beschikt bijvooorbeeld wel over voldoende informatie om een bepaald deel te schrijven, maar moet nog op gegevens wachten voor een ander stuk. Als dat u een goed overzicht hebt van het totale document, is dat geen enkel probleem. Heel anders wordt het als u begint met een gedeelte dat zich makkelijk laat schrijven, en daar al doende de rest van de tekst omheen breit. In zo'n geval is de kans groot dat het eindresultaat voor de lezer niet te ontwarren is.

Vooraf de samenvatting schrijven is een bruikbare methode om te zorgen dat u als auteur een goed idee hebt van wat u in een tekst wilt beweren. Het wordt daarom ook al geruime tijd in allerlei schrijfmethoden aanbevolen. De boxplanmethode gaat nog een stapje verder: het boxplan, de structuur van het document, is één-op-één om te zetten in de inhoudsopgave, die in de meeste gevallen direct als samenvatting fungeert.

De meest effectieve methode om reacties uit te lokken op de inhoud van een concepttekst, is de inhoud voor te leggen in niet uitgeschreven vorm, dus puur als structuur. Het boxplan is daarvoor het instrument bij uitstek. Op boxplanniveau is een document zeer snel te doorgronden en te veranderen: in een halfuur kunt u met een collega meerdere varianten van een tekst bespreken, voordat u die werkelijk gaat schrijven.

Complexe documenten hebben de neiging om onder invloed van commentaren en revisies te gaan 'zweven': ze worden wel anders, maar niet noodzakelijkerwijs beter. Bij gebrek aan een extern criterium komen de opinies van auteurs of beoordelaars tegenover elkaar te staan zonder dat er een heldere oplossing is. De remedie: bespreek vooraf wat de boodschap is, en leg de structuur vast voordat het schrijven begint. Dan is uw tekst klaar als hij de overeengekomen inhoud weergeeft.

Het kan frustrerend zijn, maar het is de realiteit: politieke overwegingen spelen een rol in veel organisaties, en leidinggevenden hebben daar meer mee te maken dan hun medewerkers. In organisaties met een open cultuur is dat bespreekbaar: een leidinggevende doet er goed aan zijn ingrepen te motiveren, vooral als die niet inhoudelijk van aard zijn. Verwacht als auteur niet dat de inhoud altijd prevaleert.

In collectieve tekstproducties is het nog belangrijker om van tevoren een heldere structuur te hebben dan bij teksten die u alleen schrijft. Beleg een aftrapsessie met alle auteurs waarin u, bij voorkeur in de vorm van een boxplan, de totaalstructuur van het document vastlegt. Daarna maakt elke auteur een boxplan voor zijn gedeelte van de tekst. Stem de boxplannen op elkaar af in een reviewbijeenkomst, en ga daarna pas schrijven. Als een leidinggevende of directie het document moet goedkeuren, vraag dan hun akkoord op de boxplannen. Het corrigeren en fijnslijpen van de uiteindelijke tekst kan dan alleen nog over details en stijlkwesties gaan; de inhoud ligt immers vast.

Dwangmaatregelen - ook als u die uzelf oplegt - maken het schrijven er niet leuker op. Als u uzelf onder druk moet zetten, probeert u waarschijnlijk te veel in één keer te doen. Voor zakelijk schrijven is inspiratie geen kritieke factor: als u weet wat u wilt schrijven, kunt u daar de woorden wel bij vinden. Met een goede structuur zijn er op elk moment kleine deeltjes te vinden die u met gemak kunt schrijven.

Een ander probleem is wel met gestructureerde schrijftijd op te lossen: dat van teveel afleiding. Ook ervaren schrijvers  moeten gelegenheid hebben om zich te concentreren. In een drukke werkomgeving kan het beslist behulpzaam zijn om tijd voor schrijven te reserveren en gedurende die tijd de deur dicht te laten en de telefoon niet op te nemen.

Veel schrijfproblemen hebben niets met schrijfvaardigheid te maken. Wie een heldere notitie (businessplan, jaarverslag, etc.) wil schrijven, moet vooral ook durven kiezen. Die keuzes moet een organisatie maken, niet de schrijver. Als die keuzes telkens bij de schrijver terechtkomen, moeten er betere processen worden ingericht.

De gelaagdheid van de structuur, en dus het aantal niveaus van de inhoudsopgave, is afhankelijk van de aard van de tekst en van de totale omvang. In een technisch boek van driehonderd pagina's kan de structuur makkelijk vijf niveaus beslaan; in een memo van tien pagina's is het zelden nodig om koppen op meer dan twee niveaus te hebben.

Sjablonen kunnen problematisch zijn, omdat ze puur op formele kenmerken gebaseerd zijn en niet op inhoud. Als stukken van heel verschillende aard in hetzelfde sjabloon worden geperst, is te verwachten dat dat niet altijd lekker past. Het enige werkelijke nut van sjablonen is dat ze als checklist fungeren: ze bieden een garantie dat alle formele onderdelen van een situatie worden behandeld. Voor de kwaliteit van een tekst doen ze niets: ook binnen een sjabloon kunnen volstrekt onleesbare teksten worden geproduceerd.