Boxplansessie levert diepgang, afstemming én grote tijdwinst

Samen wérkelijk nadenken over een complexe kwestie, een plan, een traject? En het denkwerk afronden met een resultaat dat je zó op de mail kunt zetten? Het lukt met een boxplansessie. Zo’n sessie met direct betrokkenen is de aangewezen manier om kennis en standpunten constructief met elkaar te verbinden. Zo ontstaat vroeg in het proces helderheid over doel en boodschap. Voor Your Point zijn ze niet anders dan een praktische uitvoering van de aanpak uit onze trainingen. We hebben er jarenlange ervaring mee, in zeer uiteenlopende omgevingen: bedrijfsleven, overheid, wetenschap.

Samen boxplannen geeft positieve ‘breinverbinding’

Met het boxplan gaat een groep echt sámen nadenken in plaats van meningen uitwisselen. Gedachten komen als inhoudelijke beweringen aan de muur te hangen en vormen de neerslag van het gezamenlijk proces van aanscherping, ordening, alternatieven uitproberen, keuzes maken en onderbouwen. Lacunes in kennis of fundamentele meningsverschillen komen nu al aan de oppervlakte, worden zo mogelijk opgelost en kunnen later het proces dus niet meer verstoren. Ideaal om verschillende disciplines, afdelingen of belangen op één lijn te krijgen – de positieve energie die zo loskomt kan lang doorwerken.

Investering verdient zich dubbel en dwars terug

In de praktijk vinden deelnemers boxplansessies aantrekkelijk, verbindend en enthousiasmerend, en we zien dan ook steeds deze resultaten:

inhoudelijk bereikt de groep meer scherpte dan met traditionele overlegvormen,
doordat ieders relevante bijdrage een zichtbare functie in het geheel krijgt, bouwt de groep automatisch aan afstemming, onderling begrip en draagvlak,
de tijdwinst is enorm – niet alleen in de denkfase, maar ook in vervolgstappen (uitwerking tot documenten, besluitvorming, aanhaken van andere belanghebbenden).
beslissers en leidinggevenden kunnen tussentijds reageren op een boxplan zonder dat er een compleet document hoeft te liggen; bijsturing vindt tijdig plaats en veelvuldig herschrijven van teksten behoort tot het verleden.

Your Point kan meestal op korte termijn een boxplansessie faciliteren. Hieronder de belangrijkste kenmerken.

Boxplansessie in punten

Soorten documenten: artikel, beleidsnota, boek, businessplan, communicatiemateriaal, jaarverslag, marketingplan, projectplan, strategiebepaling, voorlichtingsverhaal,
Andere toepassingen: brainstorm, gezamenlijk standpuntbepaling, evaluatie (bijv. project), positionering (bijv. organisatie, afdeling, product).
Duur: doorgaans een dagdeel.
Aantal sessies: vaak is één bijeenkomst voldoende; bij grotere projecten als een boek zijn meerdere sessies nodig (eerst een hoofdopzet maken, daarna de afzonderlijke hoofdstukken ‘boxplannen’).
Resultaat: de uitkomst is een boxplan, d.w.z. een samenhangend geheel van begrijpelijke beweringen; een boxplan laat zich snel uitwerken tot een document. Vaak werkt Your Point het gegenereerde materiaal verder uit, zodat uw eigen mensen (bijv. schrijvers) er direct mee aan de slag kunnen.
Aantal deelnemers: tot ca. 10, afhankelijk van het onderwerp en groepssamenstelling; grotere aantallen delen we op in subgroepen die elk begeleiding krijgen van een Your Point-partner – de resultaten worden later samengevoegd; overigens begeleiden wij geregeld ook individuele professionals.
Benodigdheden: ruimte waarin de deelnemers in een boog voor een whiteboard, flip-over of wand kunnen zitten – daar creëert de groep immers samen het boxplan. Your Point zorgt voor het overige: ‘geeltjes’ en stiften.
Voorbereiding: als u voor het eerst met een groep gaat ‘boxplannen’ is een voorgesprek nodig om doel, verwachtingen en groepssamenstelling goed af te stemmen; bij complexe projecten bereidt de begeleider zich zonodig inhoudelijk voor aan de hand van uw documentatie.

Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek of een offerte.