Beleidsvorming met het boxplan:

denkpuzzels gezamenlijk oplossen in constructief proces

Beleidsvorming is per definitie complex: verschillende disciplines en niveaus moeten samen tot één verhaal zien te komen. En dat in een politiek-bestuurlijk krachtenveld met allerlei (maatschappelijke) partners, adviseurs en andere belanghebbenden. Het levert stevige denkpuzzels op. Weeffouten in een eerdere fase leidt later tot vertraging of kwaliteitsverlies.
Het boxplan maakt een stapsgewijze aanpak van dit proces mogelijk. Samen nadenken aan de hand van het boxplan mobiliseert de denkkracht in uw organisatie op de juiste momenten. Zo onstaat een gedeeld zicht op de essentie van problemen en dilemma’s. Met het verworven inzicht maakt u gemakkelijk compacte documenten met een enthousiasmerende werking. Het wordingsproces geeft management en bestuur de mogelijkheid om tijdig en met minimale inspanning inhoudelijk bij te sturen. Zo voorkomt u dubbel werk in de denk- en schrijffasen. En het proces blijft op een positieve manier op koers en snelheid.
Your Point heeft ervaring met verschillende soorten boxplansessies t.b.v. beleidsvorming en ondersteunt graag uw teams om tot helderheid en draagvlak te komen.

Aanpak ontwikkeld in de praktijk:

van startnotitie tot en met compleet beleidsdocument
Met de hieronder beschreven processtappen, waarin het boxplan een centrale en verbindend rol speelt, zijn bij gemeentes klinkende resultaten geboekt.
  1. Startnotitie opzetten: de direct betrokkenen (afdelingshoofd, beleidsmedewerkers die expertise inbrengen) zetten o.l.v. een Your Point-partner een boxplan op. Dit boxplan duidt aan welk proces (capaciteit, budget, input van derden) nodig is om tot de uiteindelijke nota te komen, en geeft ook de inhoudelijke afbakening (wat gaat de nota wel en niet doen). Dit kan een of twee sessies in beslag nemen.
  2. Startnotitie toetsen en uitwerken tot tekst: de betrokken beslissers toetsen het boxplan dat na goedkeuring en/of aanscherping door de proceseigenaar wordt uitgewerkt tot complete tekst. Your Point geeft tips voor een vlotte vertaling van denkwerk naar schrijfwerk.
  3. Boxplan voor beleidsnota opzetten: het kernteam gaat weer boxplannen, nu om de inhoudelijke beleidskeuzen voor de nota uit te werken en te onderbouwen. Voorlopige boxplan-aanzetten kunnen gemakkelijk worden besproken met collega’s en externe experts om hun input te verwerken. Leidinggevenden en beslissers kunnen zonder dat er complete teksten liggen, aanhaken op het denkproces en waar nodig bijsturen.
  4. Boxplan beleidsnota toetsen en uitwerken tot tekst: de betrokken beslissers scherpen aan en keuren goed (bijvoorbeeld B&W van een gemeente); de proceseigenaar gaat het boxplan uitwerken tot een complete tekst. Your Point kan deze fase desgewenst begeleiden, bijvoorbeeld om te voorkomen dat ‘oude’ schrijfgewoonten het stuk doen uitdijen buiten de inhoudelijke kaders van het boxplan.
Your Point kan boxplantechnieken inzetten om eventuele inspreekavonden met bijv. bewoners en andere maatschappelijke partijen vruchtbaar te laten verlopen: door het zichtbaar maken en verwerken van inhoudelijke uitspraken voelen deelnemers zich ‘gehoord’. Ze zien hoe hun belang of inbreng functioneert in het grotere geheel; dit werkt positief op acceptatie en de bereidheid om constructief in contact te blijven.

Boxplansessie voor beleidsvorming in punten

Toepassingen: startnota’s, beleidsnota’s, discussienota’s, ideeënmemo’s, beslisdocumenten, adviezen, evaluaties, brainstorms, verkenningen, standpuntbepaling.
Duur: doorgaans een dagdeel.
Aantal sessies: dit is sterk afhankelijk van het dossier; een enkele sessie kan vaak de belangrijkste dilemma’s boven tafel krijgen met zicht op zinvolle vervolgstappen; verdere beleidskeuzen en uitwerking vragen dan om aanvullende bijeenkomsten.
Resultaat: de uitkomst is een boxplan, d.w.z. een samenhangend geheel van begrijpelijke beweringen; een compleet boxplan laat zich snel uitwerken tot een document. Vaak werkt Your Point het gegenereerde materiaal verder uit, zodat uw eigen mensen (bijv. schrijvers) er direct mee aan de slag kunnen.
Aantal deelnemers: tot ca. 10, afhankelijk van het onderwerp en groepssamenstelling; grotere aantallen delen we op in subgroepen die elk begeleiding krijgen van een Your Point-partner – de resultaten worden later samengevoegd.
Benodigdheden: ruimte waarin de deelnemers in een boog voor een whiteboard, flip-over of wand kunnen zitten – daar creëert de groep immers samen het boxplan. Your Point zorgt voor het overige: ‘geeltjes’ en stiften.
Voorbereiding: als u voor het eerst met een groep gaat ‘boxplannen’ is een voorgesprek nodig om doel, verwachtingen en groepssamenstelling goed af te stemmen; bij complexe projecten bereidt de begeleider zich zonodig inhoudelijk voor aan de hand van uw documentatie.

Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek over uw specifieke wensen. We denken graag met u mee om een proces op maat te ontwerpen.