Marijke Visser, Waterschap Zuiderzeeland:

“Zonder het boxplan had dit complexe stuk er niet gelegen.”

Het schrijven van bestuursstukken is geen sinecure. De inhoudelijke kwesties zijn complex en raken belangen van veel partijen. Niet gemakkelijk om in het schrijven dan rekening te  houden met die kwesties en belangen, maar ook nog eens met een helder onderbouwd en goed leesbaar verhaal te komen. Het boxplan stelt daarom een ander schrijfproces voor, dat recht doet aan de complexiteit, en toch heldere resultaten oplevert.

 

In de zomer van 2015 had Waterschap Zuiderzeeland al kennis gemaakt met ‘het boxplan’, kernbegrip uit de training Opgeruimd denken en schrijven van Your Point. Het maakt een heel andere aanpak mogelijk van schrijfprocessen. Bij die kennismaking was het toegepast tijdens het gezamenlijk opstellen van een bestuursvoorstel, waarbij Your Point als externe begeleider optrad. De aanpak beviel: direct betrokkenen waren verrast over de inhoudelijke kwaliteit van het proces en de ontvangers spraken lovend over de toegankelijkheid van het resultaat. Het leek Roel van Wolfswinkel, afdelingsmanager Plannen, Procedures en Advies, een goed idee als enkele van zijn collega’s zich ook zelf in de aanpak zouden bekwamen.

In december 2016 was het zover: vier ‘waterschappers’ volgden de training ‘Opgeruimd denken en schrijven’ bij Your Point. Eén van hen was hydrologe Marijke Visser. Op haar nieuw verworven vaardigheden werd sneller een beroep gedaan dan ze had verwacht.

“Een paar dagen na de eerste trainingsdag loopt Roel bij me langs om te vragen hoe de cursus was”, vertelt ze. “’Ja, leuk!’, zeg ik. Een paar uur later komt ie nogmaals langs. Of ik tijd heb om even mee te kijken naar een bestuursvoorstel dat heel snel moest worden geschreven.”

 

Schrijven als groepsproces, met een versneld en gedragen resultaat

Het blijkt een complex geval. Het waterschap moet haar standpunt kenbaar maken ten aanzien van veranderingen in een gebied waarbinnen de grondwaterstand dient te worden aangepast. Er moet een visie komen op de verdeling van de kosten tussen de verschillende belanghebbenden, en op wat het waterschap ziet als randvoorwaarden.

Even later waren ze met z’n drieën aan het werk: behalve Roel van Wolfswinkel en Marijke Visser was ook inhoudelijk deskundige Frederik Stoppelenburg aangeschoven. “We zijn begonnen met beweringen op A4-tjes schrijven”, vertelt Visser, doelend op één van de kerntechnieken van de aanpak. “Roel en Frederik formuleerden beweringen, ik probeerde ze in één regel samen te vatten en checkte steeds met hen of dit nu was wat ze wilden zeggen. Uiteindelijk hadden we dan een soort van boxplan liggen.”

Op dat punt ontstond het idee om er de bestuurder in kwestie bij te halen, zodat de schrijvers direct met hem konden afstemmen of dit inderdaad de lijn van het te schrijven stuk moest zijn. De bestuurder was snel opgespoord.  “Met zijn vieren zijn we er toen nog eens doorheen gelopen”, vertelt Marijke Visser. “De bestuurder kon door de ordening precies zien hoe onze redenering in elkaar stak en daardoor gericht input geven. Hij kwam op enkele punten met alternatieven. Meer aandacht voor lijn zus, minder voor lijn zo, en dat daar ligt gevoelig, daar wil ik wat minder op inzetten.”

De volgende middag werkten Visser en haar collega Stoppelenburg verder om de redeneerlijn te verfijnen. In de loop van de dagen er na kon het team met het nu gedane denkwerk vlot het desbetreffende stuk produceren, tot tevredenheid van alle betrokken.

Wat is nou het verschil geweest, wat was er gebeurd als je de zaak niet met het boxplan had aangepakt?

Visser: “Dan had dat bestuursstuk er niet gelegen.”

 

Aanpak relevant voor iedereen die schrijft

De prestatie van Visser mag opmerkelijk worden genoemd: ze had die bewuste avond de training nog niet eens afgerond. Een aantal leerpunten uit het programma hebben zij en haar team dan ook geheel zelfstandig kunnen ontdekken. Ze stemmen overeen met ervaringen van teams bij andere organisaties die het boxplan gingen toepassen.

Een eerste belangrijk inzicht is dat je, zoals Visser het zegt ‘de inhoud rond moet hebben’. Dat wil zeggen: alle inhoudelijke informatie moeten bekend en beschikbaar zijn op het moment dat je de boxplansessie houdt. Omdat organisaties onder tijdsdruk staan, bestaat nogal eens de neiging ‘maar vast te beginnen met schrijven’. Een boxplansessie maakt snel duidelijk dat dat weinig zin heeft.

Soms is de informatie er wel, maar enkel in de hoofden van relevante deskundigen of bestuurders. Dit raakt een tweede leerpunt dat Visser noemt. “Het was achteraf beter geweest de hele groep bij elkaar te hebben. Ze hebben me al opnieuw gevraagd het schrijven van een bestuursstuk te begeleiden. Ik heb gezegd ‘prima, maar dan heb ik een dag nodig met de hele projectgroep’.” Dat mag volgens haar geen bottleneck zijn: “Die tijd besteed je nu óók.” Het is volgens haar een kwestie van het doorbreken van enkele gewoontes. “Hier is het gebruikelijk dat ‘de projectleider het stuk schrijft’. Daarmee wordt dat schrijven een individuele taak, terwijl dat het eigenlijk niet is.”

Dat belangrijke inzicht krijgt handen en voeten door het boxplan. Visser denkt dat organisaties daar tijd mee kunnen besparen, maar ze ziet nog een belangrijker effect. “Door op deze manier te werken wordt het voor de hele groep helder waarom je een besluit vraagt of neemt. In het huidige proces is dat nog wel eens een verrassing. Iedereen levert materiaal aan, iemand maakt daar een bestuursstuk van en op het moment dat je het resultaat ziet denk je ‘goh, gingen we díe kant op…’. Nu heb je de hele groep erbij. Dat lijkt me een groot voordeel.

 

Wij hebben die boxplansessie ook ervaren als een soort teambuilding. Je voelt dat er een gezamenlijk product ligt. Omdat je allemaal met die briefjes kunt schuiven, en kunt zeggen ‘ik zie het zus of ik zie het zo’. Daarmee maak je elkaar veel duidelijk. En het gaf ons een heleboel energie!”

Zou je andere overheidsorganisaties aanraden om met het boxplan te gaan werken?

“Jazeker. Eigenlijk iedereen die schrijft. Niet alleen voor bestuursstukken. Ik werk op een afdeling waar we inhoudelijke adviezen geven. Op deze manier kun je duidelijk laten zien hoe je van je gegevens tot je advies komt. Daar is het ook hartstikke handig voor.”